Cum să aplicați o politică de păstrare a cutiei poștale partajate în Office 365

Când vine vorba de păstrarea datelor în siguranță și în siguranță, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face este să aplicați o politică de păstrare a cutiei poștale partajate în Office 365. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că datele dvs. sunt protejate corespunzător și că le puteți accesa oricând atunci când aveți nevoie. la. Există câteva moduri diferite de a configura o politică de păstrare a cutiei poștale partajate, dar cel mai important lucru este să vă asigurați că înțelegeți opțiunile și modul în care funcționează. Unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faceți este să decideți ce tip de date doriți să păstrați și pentru cât timp. Există două tipuri principale de date pe care le puteți păstra: mesaje și articole. Mesajele sunt cel mai comun tip de date pe care oamenii doresc să le păstreze. Puteți păstra mesajele pentru o anumită perioadă de timp sau le puteți păstra pentru totdeauna. Elementele sunt mai puțin comune, dar pot fi la fel de importante. Elementele includ lucruri precum liste de contacte, elemente din calendar și sarcini. Puteți păstra articolele pentru o anumită perioadă de timp sau le puteți păstra pentru totdeauna. Odată ce știți ce tip de date doriți să păstrați, trebuie să decideți cât timp doriți să le păstrați. Există trei opțiuni principale: 1. Păstrați pentru o perioadă stabilită de timp 2. Păstrați pentru totdeauna 3. Ștergeți după o perioadă de timp stabilită Fiecare opțiune are propriile sale beneficii și dezavantaje, așa că trebuie să le cântăriți cu atenție înainte de a lua o decizie. Odată ce știți ce tip de date doriți să păstrați și pentru cât timp, trebuie să vă configurați politica de păstrare. Există câteva moduri diferite de a face acest lucru, dar cel mai important lucru este să vă asigurați că înțelegeți opțiunile și modul în care funcționează. Una dintre cele mai bune modalități de a configura o politică de păstrare este să utilizați opțiunile încorporate în Office 365. Pentru a face acest lucru, accesați centrul de administrare Office 365 și faceți clic pe fila „Conformitate”. De acolo, veți vedea o listă de opțiuni de conformitate. Derulați în jos la secțiunea „Păstrare” și faceți clic pe linkul „Adăugați o politică de păstrare”. Aceasta vă va duce la expertul pentru politica de reținere. Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să dai un nume poliței tale. Apoi, trebuie să selectați tipul de date pe care doriți să le păstrați și pentru cât timp. De asemenea, puteți alege să aplicați politica tuturor utilizatorilor sau doar anumitor utilizatori. După ce ați făcut selecțiile, faceți clic pe butonul „Salvare”. Politica dvs. se va aplica acum tuturor utilizatorilor pe care i-ați selectat. Dacă doriți să aplicați politica doar anumitor utilizatori, puteți face acest lucru accesând fila „Conformitate” din centrul de administrare Office 365 și făcând clic pe linkul „Reținere”. De acolo, veți vedea o listă cu toate politicile de păstrare care au fost create. Găsiți politica pe care doriți să o aplicați anumitor utilizatori și faceți clic pe linkul „Editați”. Derulați în jos până la secțiunea „Domeniu de aplicare” și faceți clic pe linkul „Adăugați utilizatori”. De acolo, puteți selecta utilizatorii specifici cărora doriți să le aplicați politica. După ce ați făcut selecțiile, faceți clic pe butonul „Salvare”. Politica dvs. se va aplica acum anumitor utilizatori pe care i-ați selectat.

Dacă vrei să știi cum să aplicați o politică de păstrare a căsuței poștale partajate în Office 365, apoi citiți această postare. Politica de reținere este colectarea etichetelor de depozitare care determină modul în care sunt stocate folderele și elementele individuale (cum ar fi e-mailul și mesageria vocală). cutie poștală generală în Office 365 înainte ca acestea să fie arhivate sau șterse definitiv. Multe organizații de afaceri trebuie să stocheze în mod proactiv conținutul căsuțelor lor poștale din motive de conformitate. Politicile de păstrare vă ajută să gestionați riscurile asociate cu pierderea informațiilor care pot cauza complicații legale.

Cum să aplicați o politică de păstrare a cutiei poștale partajate în Office 365

Pentru a aplica o politică de reținere la o cutie poștală partajată, trebuie să creați etichete de reținere și o nouă politică de reținere, să atașați etichetele la politică și apoi să aplicați politica la cutia poștală partajată.

journaley

Așa poți aplicați o politică de păstrare a cutiei poștale partajate în Office 365 :

1. Conectați-vă la EAC.
2. Creați etichete personale de reținere.
3. Creați o nouă politică de păstrare.
4. Atașați etichete personale la politica de păstrare.
5. Aplicați o politică de păstrare pentru căsuța poștală partajată.

Să ne uităm la asta în detaliu.

1] Conectați-vă la EAC

Conectați-vă la EAC (https://outlook.office365.com/ecp) folosind acreditările de administrator.

este sigur pentru driverfix

Bacsis: Utilizați browserul în modul privat/incognito pentru a vă accesa contul de administrator Exchange. Acest lucru va împiedica browserul să selecteze automat acreditările dvs. curente atunci când navigați pe site.

2] Creați etichete de stocare personale

Eticheta de reținere poate fi una dintre următoarele Trei tipuri :

1. Etichetă de politică implicită (DPT) - Se aplică automat întregii căsuțe poștale.
2. Etichetă de politică de păstrare (RPT) - aplicat automat în folderul implicit (Inbox, Sent etc.) și
3. ziua personalului – Aplicat manual de către utilizatori pentru articole și foldere individuale.

Folosind o etichetă personală, puteți crea o excepție pentru o etichetă de politică implicită sau pentru o etichetă de politică de păstrare. De exemplu, dacă DPT spune să ștergeți toate articolele după 5 ani, puteți crea o excepție pentru „notificări” care va fi ștearsă după 7 zile folosind o etichetă personală.

Pentru a crea o etichetă personală, urmați aceste instrucțiuni:

1. presa managementul de conformitate în panoul din stânga al panoului de control al Centrului de administrare Exchange.
2. Apoi faceți clic pe etichete de depozitare fila din partea de sus a paginii.
3. Veți vedea o listă de etichete de păstrare existente. apăsați pe plus (+) pictograma din partea de sus a acestei liste.
4. Alege aplicat de utilizatori elementelor și folderelor (private) în lista derulantă care apare.
5. A intra Nume , acțiune de susținere, și Termen de valabilitate pentru etichetare etichetă nouă aplicată de utilizatori articolelor și dosarelor (personale) fereastră.
6. Click pe A pastra buton.

În mod similar, puteți crea etichete suplimentare care vor fi atașate politicii dvs. de cutie poștală partajată.

computerul pornește pe ecranul negru cu cursorul intermitent

Citeste si: Care este diferența dintre Microsoft Office și Microsoft 365?

3] Creați o nouă politică de păstrare

1. Mergi la politici de reținere fila care apare în partea de sus a paginii de management al conformității. Veți vedea o listă cu politicile existente.
2. Click pe plus (+) pictogramă pentru a crea o nouă politică.
3. Introduceți corespunzătoare Nume pentru politică.
4. Atașați una sau mai multe etichete la politică (așa cum este descris în secțiunea următoare).
5. Click pe A pastra buton.

Citeste si: Instalați Consola de gestionare a politicilor de grup în Windows 11/10. .

4] Atașați etichete personale la politica de păstrare.

1. În fereastra cu politica de păstrare, faceți clic pe semnul plus (+). Aceasta se va deschide selectați etichetele de stocare o fereastră care afișează o listă de etichete disponibile.
2. Selectați etichetele personale pe care le-ați creat și faceți clic pe butonul Adăuga buton.
3. Apoi faceți clic pe Bine buton.

5] Aplicați o politică de păstrare la cutia poștală partajată.

1. În panoul din stânga al contului dvs. de administrator Exchange, faceți clic destinatarii .
2. Apoi faceți clic pe general fila de sus. Veți vedea o listă a celor existente cutii poştale generale .
3. dublu click în căsuța poștală partajată la care doriți să aplicați politica.
4. presa caracteristicile cutiei poștale pe panoul din stânga.
5. Selectați o politică folosind butonul Politica de reținere toamna.
6. Click pe A pastra buton.

Note:

conectare pushbullet

1. Numai administratorii pot crea și aplica politici de păstrare în cutiile poștale partajate în Office 365.
2. Pentru a le aplica politici de păstrare, trebuie să aveți cel puțin 10 MB de date în cutiile poștale.
3. Politica de reținere durează de obicei 7 zile pentru a intra în vigoare.
4. Puteți crea una sau mai multe etichete de păstrare, dar o singură politică de păstrare poate fi aplicată la o cutie poștală la un moment dat. Prin urmare, asociați toate etichetele pe care doriți să le aplicați unei căsuțe poștale unei singure politici de păstrare.

Putem aplica o politică de reținere unei căsuțe poștale partajate?

Da. Puteți aplica o politică de păstrare la o cutie poștală partajată folosind caracteristicile cutiei poștale opțiune. Poate fi găsit făcând dublu clic pe o cutie poștală partajată sub general filă în destinatarii secțiunea EAC. Rețineți că o singură politică poate fi aplicată la o cutie poștală la un moment dat. Deci, trebuie să asociați toate etichetele necesare cu o singură politică pe care o veți aplica căsuței poștale.

Cum modific politica de reținere implicită în Office 365?

Cum aplic o politică de păstrare la o cutie poștală Office 365?

Puteți aplica o politică de păstrare la una sau mai multe cutii poștale din Office 365. folosind EAC . Pentru a aplica o politică de păstrare la o singură cutie poștală, accesați Destinatari > Cutii poștale . Apoi selectați căsuța poștală dorită și faceți clic pe butonul Editați | × pictograma de sus. presa Cutie poștală Particularități stânga. Selectați o politică de păstrare din lista verticală și faceți clic A pastra buton. Pentru a aplica o politică de păstrare mai multor cutii poștale, selectați mai multe cutii poștale folosind Schimb sau Ctrl cheie. Apoi selectați Opțiuni avansate > Politică de păstrare > Reîmprospătare . Apoi selectați politica dorită în Atribuiți în bloc o politică de păstrare și faceți clic pe A pastra buton.