Ai un Foaie de calcul Excel cu date uriașe și zgâriindu-ți cum să găsi discrepanțe ? O discrepanță în Excel este destul de comună, indiferent dacă ești expert sau amator. Este uman să faci greșeli atunci când introduci date în foaia Excel și unele părți merg prost.
Greșeli precum lipsa punctului sau ortografia incorectă pot modifica întreaga ieșire. Din fericire, Microsoft Excel oferă un set de instrumente încorporate care se pot dovedi utile pentru a detecta inconsecvențele. În această postare, vom discuta despre cum să găsim diferențe sau discrepanțe în Excel și să obținem o fișă de date curată.
Ce înseamnă discrepanța în Excel?
O discrepanță în Excel apare atunci când există o inconsecvență în aceleași date dintr-o bază de date. Aceasta înseamnă că trebuie să fi folosit un format diferit pentru două sau mai multe dintre aceleași date în două sau mai multe celule ale foii de calcul. De exemplu,
- Vânzările totale ale mărcii mele & Co. = 587
- Vânzările totale ale mărcii mele și companiei = 587
După cum puteți vedea, perioada lipsește în al 2-lea exemplu (Vânzări totale Co) față de primul (Vânzări totale Co.). Acest lucru vă poate părea normal, deoarece știți deja ce este corect, dar computerul nu îl consideră similar.
De asemenea, discrepanțe în Excel pot apărea și din cauza erorilor de introducere, cum ar fi spațiu după o valoare, litere mari sau mici, intrări duplicate sau formatare inconsecventă a datelor. Prin urmare, avem acest ghid detaliat pentru a explica cum să găsiți cu ușurință discrepanțe în Excel.
Cum să găsiți discrepanțe în Excel
Înainte de a încerca oricare dintre instrumentele Excel de mai jos pentru a găsi diferențe în Excel, se recomandă să revizuiți foaia de calcul manual. Puteți folosi diferite instrumente, cum ar fi evidențierea sau formatarea condiționată pentru a alinia datele într-un mod ușor de citit. Puteți apoi să comparați rândurile sau coloanele și să căutați orice inconsecvență, cum ar fi intrări duplicate, ortografie incorectă etc.
Dacă acest lucru nu ajută, puteți continua cu metodele de mai jos pentru a găsi discrepanțe în Excel.
- Utilizați filtrul Excel pentru a găsi diferențele
- Găsiți discrepanțe în Excel folosind formatarea condiționată
- Identificați diferențele folosind funcții avansate Excel
- Detectați discrepanțe folosind programe de completare Excel
1] Utilizați filtrul Excel pentru a găsi diferențele
Folosind Filtru funcția este una dintre cele mai ușoare metode de a afla discrepanțe în date, în special pentru foile Excel cu date mari și greșeli de ortografie. Aici vom lua în considerare un exemplu de Rezultatele testelor clasa 5 . Sub Rezultate coloană, există două categorii Trece și Eșuează , iar unele sunt scrise greșit.
Selectați întregul Rezultat coloana și faceți clic pe Sortare și filtrare funcția din dreapta sus.
Aceasta va crea o listă derulantă în Rezultat coloană. Faceți clic pe el și deselectați toate datele corecte, de exemplu, cele care sunt scrise corect ( Eșuează / Trece ). presa Bine si Rezultat coloana va afișa numai datele incorecte. Acum, le puteți corecta manual.
2] Găsiți discrepanțe în Excel utilizând Formatarea condiționată
Formatarea condiționată vă ajută să identificați și să comparați două sau mai multe rânduri sau coloane între ele pentru a identifica datele nepotrivite. Cel mai rapid mod de a găsi diferența ar fi să evidențiați celulele pentru intrările Duplicate sau Unice .
Cu toate acestea, puteți folosi și alte reguli precum Reguli de sus/de jos , Bare de date , Scale de culoare , sau Seturi de pictograme pentru a găsi discrepanțe în datele Excel.
cum să redați fișiere wma pe Windows 10
3] Identificați diferențele folosind funcții avansate Excel
Puteți folosi DACĂ și ESTE funcția pentru a vă ajuta să comparați celulele și să detectați orice diferențe. Deci, aici, poți utilizați funcția IF pentru a afla care celule sunt identice și corecte ( ADEVĂRAT ) și care celule sunt incorecte ( FALS ).
Alternativ, puteți combina DACĂ și funcții IS precum ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK etc. pentru a analiza valoarea setată și a reveni ADEVĂRAT sau FALS pe baza rezultatului.
De asemenea, puteți utiliza Funcția VLookUp , Funcția HLookUp , sau Funcția de potrivire pentru a găsi orice discrepanțe în Excel.
Citit: Sfaturi și trucuri avansate Microsoft Excel
4] Detectați discrepanțe folosind programe de completare Excel
Microsoft Excel oferă o listă de suplimente care vă ajută să găsiți diferențele în Excel cu ușurință. Pentru aceasta, faceți clic pe Fişier fila > Mai mult > Opțiuni > Opțiuni Excel > Adăugați ins > Administra > Suplimente COM > Merge > Foaie de calcul Întrebați > Bine . Acum, puteți utiliza Comparați fișiere comanda de la Foaie de calcul Întrebați pentru a compara două registre de lucru și a evidenția inconsecvențele pentru fiecare celulă.
Sau, puteți folosi Pachet de instrumente de analiză ( Suplimente Excel ) pentru a analiza și detecta discrepanțe în datele Excel.
Citit: Cum să gestionați suplimentele în Microsoft Office
Alternativ, poți și tu utilizați instrumentul de comparare Excel pentru a compara foile Excel și găsiți discrepanțe în setul de date.
Cum verific corectarea datelor în Excel?
Când aveți o foaie Excel în care alți utilizatori își pot introduce datele într-un format stabilit specificat de dvs., atunci utilizați Data validarii . Acest instrument vă ajută să corectați orice anomalii ale datelor care nu respectă liniile directoare stabilite sau când sunt introduse într-un format greșit. În acest caz, Excel vă solicită o alertă de eroare, ceea ce înseamnă că trebuie să găsiți diferențele și să corectați datele folosind Data validarii instrument.
Pentru a afla mai multe despre cum să aplicați validarea datelor la celule în Microsoft Excel , puteți urmări postarea noastră detaliată.
Cum găsesc o nepotrivire într-o coloană în Excel?
In timp ce Formatarea condițională (după cum s-a explicat mai sus) vă poate ajuta să găsiți cu ușurință date nepotrivite VLookUp funcția vă permite să comparați celule individuale.
Dacă utilizați Unic Equals Operator pentru a compara coloanele în Excel, creați o nouă coloană Rezultat. Acum, în Rezultat coloană, adăugați formula pentru a compara celulele individuale. De exemplu, =I2=J2 , și va returna rezultatul ca Fals dacă datele nu se potrivesc. Pentru cei care se potrivesc, rezultatul va fi Adevărat.
Sper ca asta ajuta.
