Cum să etichetezi documente în Sharepoint Office 365?

Căutați o modalitate de a vă organiza documentele în SharePoint Office 365? Etichetarea documentelor este o modalitate eficientă de a vă organiza documentele și de a vă face mai ușor să le găsiți atunci când aveți nevoie de ele. În acest articol, vom discuta cele mai bune practici pentru etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 și cum să începeți. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre acest instrument organizațional simplu, dar puternic.

• Deschideți biblioteca SharePoint care conține documentele.
• Selectați documentul sau documentele pe care doriți să le etichetați.
• Faceți clic pe pictograma „Etichetare document”.
• Introduceți etichetele pe care doriți să le adăugați în document.
• Faceți clic pe butonul „Salvare” pentru a salva etichetele.

Cum să etichetați documente în SharePoint Office 365

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 este o modalitate eficientă de a simplifica gestionarea documentelor și de a vă asigura că documentele sunt ușor de găsit și accesat. Cu strategia de etichetare potrivită, utilizatorii pot căuta și găsi rapid documentele de care au nevoie, cu un efort minim. Acest articol va oferi o prezentare detaliată a modului de etichetare a documentelor în SharePoint Office 365.

Ce este etichetarea documentelor?

Etichetarea documentelor este procesul de atribuire a cuvintelor cheie sau a etichetelor documentelor pentru a le clasifica și organiza. Etichetele sunt de obicei folosite pentru a descrie conținutul documentului, scopul și publicul, permițând o căutare și o recuperare mai eficientă. Acest lucru poate fi benefic în special pentru organizațiile care au un număr mare de documente și au nevoie de o modalitate ușoară de a le menține organizate.

Beneficiile etichetării documentelor în SharePoint Office 365

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 poate oferi o serie de beneficii, cum ar fi:

• Organizare mai bună: Etichetarea documentelor permite utilizatorilor să caute și să recupereze rapid și ușor documentele de care au nevoie.
• Productivitate îmbunătățită: făcând documente mai ușor de găsit, se poate reduce timpul petrecut în căutarea acestora.
• Securitate sporită: cu strategia de etichetare potrivită, utilizatorii pot fi mai siguri că documentele sensibile sunt stocate în siguranță.

Cum să etichetați documente în SharePoint Office 365

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 este un proces simplu care poate fi finalizat în câțiva pași. Iată un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să începeți:

• Pasul 1: Conectați-vă la contul dvs. SharePoint.
• Pasul 2: Deschideți biblioteca de documente în care doriți să etichetați documentele.
• Pasul 3: Selectați documentul pe care doriți să îl etichetați.
• Pasul 4: Faceți clic pe opțiunea Etichete și note din meniul panglică.
• Pasul 5: Introduceți etichetele pe care doriți să le atribuiți documentului.
• Pasul 6: Faceți clic pe Salvare pentru a salva etichetele.
• Pasul 7: Repetați pașii pentru fiecare document pe care doriți să îl etichetați.

Cele mai bune practici pentru etichetarea documentelor în SharePoint Office 365

Când etichetați documente în SharePoint Office 365, este important să aveți în vedere următoarele bune practici:

dezactivați notificările Google Calendar

• Creați un sistem de etichetare consistent: creați un sistem de etichetare standardizat care este ușor de înțeles și de utilizat.
• Utilizați etichete clare și descriptive: utilizați etichete care descriu în mod clar și precis conținutul, scopul și publicul documentului.
• Păstrați etichetele la zi: revizuiți și actualizați periodic etichetele pentru a vă asigura că rămân relevante și exacte.
• Asigurați-vă securitatea adecvată: asigurați-vă că numai utilizatorii autorizați pot accesa și edita etichetele.

Cum să utilizați etichetele în SharePoint Office 365

Odată ce documentele au fost etichetate, utilizatorii pot profita de capacitățile de căutare și filtrare din SharePoint Office 365. De exemplu, utilizatorii pot folosi opțiunea Filtrare după etichete pentru a localiza rapid documentele cu etichete specifice. În plus, utilizatorii pot utiliza opțiunea Căutare după etichete pentru a găsi documente care conțin anumite cuvinte cheie sau expresii.

Cum să gestionați etichetele în SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 oferă utilizatorilor și posibilitatea de a gestiona etichetele și de a se asigura că rămân organizați și actualizați. Pentru a gestiona etichetele, utilizatorii pot folosi opțiunea Gestionare etichete din meniul panglică. Acest lucru permite utilizatorilor să creeze, să editeze și să șteargă etichete după cum este necesar.

Cum să vizualizați etichetele în SharePoint Office 365

Pentru a vizualiza etichetele în SharePoint Office 365, utilizatorii pot folosi opțiunea Vizualizare etichete din meniul panglică. Aceasta va deschide o listă cu toate etichetele asociate unui document, ușurând vizualizarea și editarea rapidă a etichetelor după cum este necesar.

Concluzie

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 este o modalitate eficientă de a simplifica gestionarea documentelor și de a vă asigura că documentele sunt ușor de găsit și accesat. Făcându-și timp implementării unei strategii de etichetare și urmând cele mai bune practici pentru etichetare, utilizatorii pot profita de capabilitățile de căutare și filtrare din SharePoint Office 365 pentru a localiza rapid documentele.

Întrebări frecvente conexe

Ce este etichetarea SharePoint?

Etichetarea SharePoint este procesul de adăugare de etichete sau etichete documentelor pentru a le clasifica și organiza. Aceste etichete permit utilizatorilor să găsească rapid documente și alt conținut care are legătură cu un anumit subiect sau proiect. Etichetele pot fi adăugate la documente manual de către utilizatori sau pot fi adăugate automat de SharePoint însuși. Etichetele pot fi, de asemenea, partajate pe mai multe site-uri SharePoint, facilitând căutarea și găsirea documentelor.

Etichetarea SharePoint ajută, de asemenea, la creșterea interacțiunii utilizatorilor cu conținutul. Permițând utilizatorilor să găsească rapid conținut care este legat de interesele lor, este mai probabil ca aceștia să fie implicați și să rămână pe site mai mult timp. Acest lucru poate duce la o mai mare adoptare de către utilizatori a SharePoint și la o experiență generală îmbunătățită.

Cum etichetez documentele în SharePoint Office 365?

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 este ușoară. În Biblioteca de documente, selectați documentul pe care doriți să îl etichetați. Apoi faceți clic pe pictograma etichete și note din panglică. Aceasta va deschide o fereastră în care puteți introduce etichetele pe care doriți să le utilizați. Puteți adăuga mai multe etichete la fiecare document, iar aceste etichete vor fi vizibile pentru toți cei care au acces la document.

Odată ce o etichetă a fost adăugată, aceasta poate fi folosită pentru a găsi rapid documente înrudite în bibliotecă. Pentru a căuta documente cu o anumită etichetă, introduceți pur și simplu numele etichetei în caseta de căutare. SharePoint va afișa apoi o listă cu toate documentele cu acea etichetă. Acest lucru facilitează găsirea documentelor care au legătură cu un anumit subiect sau proiect.

cum să vă dezabonați de la Office 365

Care sunt beneficiile etichetării documentelor în SharePoint Office 365?

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 oferă o serie de avantaje. În primul rând, permite utilizatorilor să caute rapid documente și conținut similar. Acest lucru face utilizatorilor să găsească mai ușor informațiile de care au nevoie, fără a fi nevoiți să petreacă timp cernind manual mai multe documente.

În al doilea rând, etichetarea documentelor ajută, de asemenea, la îmbunătățirea implicării utilizatorilor. Permițând utilizatorilor să găsească rapid conținut similar, este mai probabil ca aceștia să rămână mai mult timp pe site și să devină mai implicați cu conținutul. Acest lucru ajută la creșterea adoptării de către utilizatori a SharePoint și îmbunătățește experiența generală a utilizatorului. În cele din urmă, etichetarea documentelor ajută, de asemenea, la organizarea documentelor și a conținutului, făcând mai ușor pentru utilizatori să găsească ceea ce au nevoie.

Cum gestionez etichetele în SharePoint Office 365?

Gestionarea etichetelor în SharePoint Office 365 este ușoară. Pentru a gestiona etichetele, deschideți biblioteca în care doriți să gestionați etichetele. Apoi faceți clic pe pictograma etichete și note din panglică. Aceasta va deschide o fereastră în care puteți vizualiza, adăuga și șterge etichete. De asemenea, puteți redenumi etichetele existente și puteți adăuga note la fiecare etichetă.

În plus, puteți vizualiza o listă de documente care sunt asociate cu fiecare etichetă. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documente care au legătură cu un anumit subiect sau proiect. De asemenea, puteți adăuga etichete la documente din această fereastră, facilitând adăugarea rapidă de etichete la mai multe documente simultan.

Pot partaja etichete pe mai multe site-uri SharePoint?

Da, puteți partaja etichete pe mai multe site-uri SharePoint. Pentru a face acest lucru, deschideți biblioteca în care doriți să partajați etichetele. Apoi faceți clic pe pictograma etichete și note din panglică. Aceasta va deschide o fereastră în care puteți vizualiza, adăuga și șterge etichete.

Pentru a partaja o etichetă, faceți clic pe butonul de distribuire de lângă etichetă. Aceasta va deschide o fereastră în care puteți selecta site-urile SharePoint cu care doriți să partajați eticheta. După ce ați selectat site-urile, faceți clic pe Partajați pentru a partaja eticheta acelor site-uri. Acest lucru permite utilizatorilor să găsească rapid documente care au legătură cu un anumit subiect sau proiect, indiferent de site-ul SharePoint pe care se află.

Pot eticheta automat documente în SharePoint Office 365?

Da, puteți eticheta automat documentele în SharePoint Office 365. Pentru a face acest lucru, deschideți biblioteca în care doriți să adăugați etichetele. Apoi faceți clic pe pictograma etichete și note din panglică. Aceasta va deschide o fereastră în care puteți vizualiza, adăuga și șterge etichete.

serviciu antimalware executabil de memorie mare

După ce ați creat etichetele pe care doriți să le utilizați, puteți configura un flux de lucru automatizat de etichetare. Acest flux de lucru va adăuga automat etichete documentelor pe măsură ce acestea sunt încărcate sau modificate. Acest lucru facilitează asigurarea că documentele sunt întotdeauna etichetate și organizate corect. Fluxul de lucru automatizat poate fi configurat să ruleze pe un anumit program sau declanșat de evenimente specifice.

Etichetarea documentelor în SharePoint Office 365 este o modalitate incredibil de utilă de a rămâne organizat și de a localiza rapid documentele. Cu doar câțiva pași simpli, puteți configura rapid etichetele și le puteți aplica documentelor în cel mai scurt timp. Acest lucru poate ajuta la simplificarea gestionării documentelor, precum și la asigurarea faptului că toată lumea din birou poate găsi rapid documentele de care au nevoie. Cu SharePoint Office 365, puteți face gestionarea documentelor o briză.